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Aufzeichnungspflichten bei Bargeschäften

Kassenaufzeichnungen bei Bilanzierung
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden. Das ist der gesetzliche Wortlaut (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Bei der Bilanzierung oder aufgrund sonstiger Vorschriften, wie über die Zuzahlungen bei Ärzten (§ 295 Abs. 2 Satz 1 Nr. 8 SGB V), haben die Aufzeichnungen in einem
Kassenbuch zu erfolgen. Diese Aufzeichnungen sind (wie alle anderen Aufzeichnungen) vollständig,
richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Es ist daher nach der Rechtsprechung nicht
ausreichend, wenn der Steuerpflichtige die Kassenbelege sammelt, ohne sie aufzuzeichnen, und
sie seinem Steuerberater einreicht, der sie einmal monatlich in ein Kassenbuch einträgt. Nachbuchungen im Jahresabschluss sind keinesfalls zeitgerecht. Genügend ist es aber, wenn die Kasseneinnahmen täglich nur in einer Summe in ein Kassenbuch eingetragen werden. Dann muss aber das Zustandekommen dieser Summe entweder durch Aufbewahrung der angefallenen Kassenstreifen, Kassenzettel und Bons nachgewiesen werden, oder die Einnahmen und Ausgaben können anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden, indem sie mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Die Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand der Kasse verglichen werden kann (Kassensturzfähigkeit).

Kassenaufzeichnungen bei Einnahmen-Überschussrechnung
Für Einnahmen-Überschussrechner nach § 4 Abs. 3 EStG (soweit keine spezielle gesetzliche
Verpflichtung, wie bei Ärzten, s.o. greifen) besteht keine Verpflichtung zur Kassenbuchführung.
Aus einer nicht vorhandenen Buchführungspflicht kann jedoch nicht auf eine fehlende Aufzeichnungs-
und Aufbewahrungspflicht geschlossen werden. Auch Einnahmen-Überschussrechner
müssen nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festhalten. Das
kann, falls kein Kassenbuch geführt wird, gemäß § 146 Abs. 5 Satz 1 AO auch durch eine geordnete
Belegablage erfolgen, da dies eine Nachprüfbarkeit ebenfalls ermöglicht. Diese besteht
im Aufbewahren der Tagesendsummenbons, welche die Gewähr der Vollständigkeit bieten und
den Namen des Geschäfts, das Datum und die Tagesendsumme enthalten müssen. Die Aufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit möglich ist, die Grundlagen für die Besteuerung festzustellen.

Kassenaufzeichnungen zu Zwecken der Umsatzbesteuerung
Ferner ist ein Unternehmer nach § 22 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) verpflichtet, zur Feststellung
der Umsatzsteuer Aufzeichnungen zu machen. Falls vom Unternehmer kein Kassenbuch
geführt wird, können die Aufzeichnungen durch eine geordnete Belegablage geschehen.

Datenzugriff
Werden die Kassenaufzeichnungen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, sind die
Aufzeichnungen seit dem 1. Januar 2002 während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit
verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (GDPdU). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Das bedeutet, dass der Steuerpflichtige nach-weisen muss, ob er ein Kassensystem (KS) besitzt und für ihn damit die Grundsätze gelten, oder nicht.

Aufbewahrung / Speicherung
Es müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich
etwaiger mit dem KS elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und
vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung
der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger
Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die
Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die komplette
Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-,
Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des KS nicht möglich,
müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger
gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden
System ermöglichen. Ferner sind die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten KS
zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. Die zum KS gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des KS (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Soweit mit Hilfe eines solchen KS unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV - Elektronisches
Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der
baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw.
Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Was passiert, wenn Ihr Kassensystem den Anforderungen nicht entspricht?
Soweit ein KS bauartbedingt den in dem BMF-Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen
nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses KS längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMFSchreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

Vorteile in der Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater
Es kann in der Zusammenarbeit zwischen Mandaten und Steuerberater vorteilhaft sein, wenn
Unterlagen, Geschäftsvorfälle oder Aufzeichnungen mittels Datenverarbeitungssystemen erstellt
worden sind. Da auch Ihr Steuerberater über EDV-Systeme, wie etwa die der DATEV e. G., verfügt,
kann über vorhandene Schnittstellen der Daten- oder Belegaustausch effektiver und sicher
vollzogen werden.