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Zusammenarbeit zwischen Mandant und Kanzlei

Aufbereitung und Ablage von Papierbelegen bei einer Einnahmen-Überschussrechnung (vorbereitende Buchhaltung)

Grundsatz ordnungsgemäßer Buchführung/Belegführung
Ein sachverständiger Dritter (Betriebsprüfer, Steuerberater etc.) muss innerhalb angemessener
Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle erlangen können. Dazu müssen sie sich in
ihrer Entstehung und Entwicklung verfolgen lassen.
Lassen sich die Geschäftsvorfälle aus der Buchhaltung mit den Belegen nicht aufklären, geht
das immer zu Lasten des Steuerpflichtigen.

Kriterien für eine ordnungsgemäße Buchführung

  • Jeder Geschäftsvorfall ist belegt.
  • Keine Buchung ohne Beleg.
  • Alle Belege sind lückenlos erfasst.
  • Aus dem Beleg ist Datum, Beschreibung und Betrag des Geschäftsvorfalles eindeutig nachvollziehbar.
  • Anforderungen für Umsatzsteuernachweis sind erfüllt.
Was ist zu organisieren?
  • Belegvorbereitung (Belege durch Mandanten aufbereiten)
  • Belegübergabe an Steuerberater
  • Belegverarbeitung (Buchen durch Steuerberaterkanzlei)
  • Belegrückgabe


Belegabrechnungszeitraum – Buchungsperiode

  • monatlich
  • quartalsweise
  • jährlich

Fremdbeleg fehlt, Eigenbeleg ausstellen
Liegen für zu buchende Geschäftsvorfälle keine Fremdbelege vor, können ersatzweise so genannte Eigenbelege ausgestellt werden. Der Geschäftsvorfall muss daraus glaubhaft mittels nachprüfbarer Aufstellungen und ergänzenden Angaben belegt werden können.

Buchungsbelege sind nach Handels- und Steuerrecht 10 Jahre aufzubewahren, oder länger, wenn die Steuern noch nicht rechtskräftig festgesetzt sind. Das gilt jeweils für den kompletten Jahresbestand.

Belegvorbereitung (Belege durch Mandanten aufbereiten)

Barbelege

  • Sammlung aller Barzahlungsbelege, Kassenquittungen, Bons, Z-Bons eines Belegabrechnungszeitraumes
  • Beleg auf DIN A4 / DIN A5 abbilden (kopieren, auftackern, heften), beim abweichendem Format
  • Mehrseitige Belege tackern
  • Markieren von Name Belegaussteller, Datum
  • Nach Datum sortieren und auf einen Heftstreifen heften
  • Beleg kennzeichnen mit Information „bezahlt am: _ _._ _._ _ _ _“, wenn Zahlungsdatum nicht dem Belegdatum entspricht
  • Wird ein Beleg mit abweichender Zahlung ausgeglichen (Skonto, mündlicher Rabatt), dann den tatsächlichen Zahlbetrag angeben
  • Bei Teilzahlungen: Beleg stempeln mit Information „Teilzahlung am: _ _._ _._ _ _ _“ und den Tag eintragen, an dem das Konto belastet worden ist. Beleg kopieren und Kopie vorlegen. Orginalbeleg zurückhalten für weitere Teilzahlungen und Restzahlung.


Bankbelege

  • Sammlung aller Bankbelege wie Rechnungen, Dauerrechnungen, Verträge mit
  • Lastschriften
  • Mehrseitige Belege tackern
  • Beleg auf DIN A4 / DIN A5 abbilden (kopieren, auftackern, heften), bei abweichendem Format
  • Kontoauszüge fortlaufend nach Auszugnummer und Seitennummer aufsteigend hintereinander sortieren
  • Nach jeder Seite des Bankauszuges für die Zahlungsvorgänge die entsprechenden Belege hinterordnen
  • Bei Teilzahlungen eine Kopie der Rechnung hinterordnen.